Труднощі в спілкуванні з підлеглими: долаємо комунікативні бар'єри

  1. Комунікативні бар'єри і як їх подолати
  2. Підлеглий не розуміє поставлених перед ним завдань
  3. Неформальний лідер, як спілкуватися?
  4. Колеги стали підлеглими
  5. Між керівником і співробітником немає зворотного зв'язку
  6. Співробітник визнається в допущену помилку: як реагувати?

Чи траплялося вам спілкуватися з підлеглими ніби в порожнечу - кажеш, пояснюєш, а у відповідь нерозуміння або навіть роздратування. У матеріалі розглянемо способи обійти основні бар'єри в комунікації, а також дозволимо складні ситуації в спілкуванні з співробітниками.

З матеріалу ви дізнаєтеся:

  • Як подолати комунікативні бар'єри в спілкуванні з підлеглими?
  • Як реагувати, якщо співробітник визнається, що припустився помилки?
  • Як керівнику спілкуватися зі співробітником, якщо відомо, що він неформальний лідер в колективі?

На думку багатьох експертів, до 80 відсотків робочого часу керівники всіх рівнів витрачають на різні види спілкування. Тому ефективна комунікація - ключовий навик, необхідний для управління персоналом. Але, як показує практика, не кожен начальник може досягти взаєморозуміння з працівниками. На заваді стають комунікативні бар'єри, небажання чути і слухати, помилки в побудові повідомлень, відсутність зворотного зв'язку, нестача робочого часу та інше. Для успішної спільної діяльності з підлеглими керівник повинен вміти долати труднощі в спілкуванні з співробітниками і вчасно реагувати на проблеми, що виникають в колективі.

Олександра АГЕЄВА,
керівник служби по роботі з персоналом компанії ІСКРАУРАЛТЕЛ (Єкатеринбург):

«Добре налагоджена комунікація між керівником і підлеглими допомагає вирішувати виникаючі питання в режимі" тут і зараз ". Це дозволяє завжди бути в курсі того, що відбувається в організації, ніж "дихає" колектив. Коли керівництво відкрито для спілкування, співробітники розуміють, що можуть впливати на ситуацію, вони відчувають себе почутими, підвищується їх мотивація і залученість в бізнес-процеси. Працівники повинні знати, що в будь-якій ситуації можуть звернутися до начальника ».

Комунікативні бар'єри і як їх подолати

Кожен з нас опинявся в ситуації, коли намагаєшся донести до співрозмовника інформацію, а він її не сприймає. Це призводить до того, що рішення, здавалося б, простого питання затягується на кілька днів, тижнів, а часом і місяців. Чому ж так відбувається? Причина в комунікативних бар'єри, які залежать як від особливостей особистості мовця і слухача, так і від ситуації спілкування. Пропонуємо розглянути випадки, які призводять до виникнення бар'єрів, а також варіанти, як їх подолати.

Керівник не усвідомлює важливість спілкування. Серед вищого керівництва дуже часто зустрічаються люди, які вважають, що працівникам і навіть керівником нижнього рівня не обов'язково знати про стан справ в цілому. Головне - виконувати, що їм кажуть, і не задавати зайвих питань. Однак така позиція призводить до того, що співробітники починають шукати відповіді на свої питання там, де немає достовірної інформації. Це призводить до нерозуміння і невірної поінформованості про стан справ в компанії. В результаті в колективі виникають плітки і у співробітників знижується мотивація працювати. Тому керівник завжди повинен передавати необхідну інформацію підлеглим в необхідному для ефективної діяльності обсязі.

Наприклад, керівник компанії поставив завдання перед службою персоналу провести атестацію. Але не вказав мети заходу (з'ясувати рівень підготовки співробітників, щоб провести навчання в організації). Інформація дійшла до начальників відділу в неповному обсязі, і вони не змогли пояснити підлеглим, навіщо буде проводитись атестація. В результаті працівники між собою стали поширювати чутки, що в компанії падає виробництво і співробітників, які не пройшли атестацію, будуть звільняти.

Комунікація грунтується на стереотипних уявленнях. Часто буває так, що або хто говорить спотворює сенс повідомлення під впливом свого стереотипу або упередженої думки, або, слущающій розуміє його неправильно, грунтуючись на помилкових уявленнях. Щоб цього уникнути, ретельно обмірковуйте все, що ви хочете сказати, і постарайтеся позбавлятися від стереотипного мислення і не навішувати ярлики на людей.

Наприклад, служба персоналу підбирала референта керівника. Крім професійних вимог, була ще прохання не брати на роботу дівчат з рудим волоссям. Коли менеджер з персоналу поцікавилася чому, у відповідь пролунало: «А ви що, не здогадуєтесь? Всі руді - істерички і стерви! Мені потрібна спокійна обстановка в офісі, а не скандали ».

Керівник відкидає все нове і невідоме йому. Кожна людина постійно шукає підтвердження своїм поглядам і не приймає все, що їм суперечить. Тому дуже часто начальник не сприймає нові ідеї співробітників. Це призводить до зниження їх мотивації на роботу, гасить інтерес і бажання вносити щось оригінальне в розвиток компанії. Тому рекомендуємо уважно слухати працівників і не відкидати з ходу нову для вас ідею тільки тому, що вона нова саме для вас і виглядає сумнівною. Деякі з них бувають дійсно стоять і допомагають збільшити прибуток компанії або підвищити продуктивність праці.

Для розуміння повідомлення недостатньо фактів. Іноді говорить або пише опускає деякі деталі, вважаючи непотрібним вдаватися в подробиці. У таких випадках важливо пам'ятати, що люди завжди прагнуть мати повну інформацію. Тому кожен вирваний з контексту факт вони доповнюють власними уявленнями. Пам'ятайте про цю закономірності, готуючи повідомлення або документ, і перевіряйте, чи всі необхідні деталі в нього включені.

Повідомлення побудовано неправильно, що ускладнює сприйняття інформації, отриманої як в усному, так і в письмовому вигляді. Найпоширеніша помилка - неправильний вибір слів, так як один і той же слово може мати кілька значень і відображати різні ситуації. Наприклад, слово «прослухати» має значення: вислухати від початку до кінця; не почути, пропустити. Пропозиція «Я прослухав ваш доповідь» буде не зовсім зрозуміло для одержувача повідомлення. Тому будьте уважні в побудові фрази. Помилки в словах і виразах ускладнюють розуміння письмового повідомлення. Навіть якщо вони дрібні, співрозмовник акцентує на них увагу, а це призводить до втрати нитки розмови. Cтремітесь писати і говорити правильно, щоб підлеглі розуміли вас з першого разу. Для цього завжди в голові треба тримати правила, як побудувати повідомлення.

Вам також буде корисний матеріал « Як навчитися краще розуміти і відчувати людей. Розвивайте в собі емпатію ».

Ми розібрали труднощі, які виникають як в усному, так і в письмовому спілкуванні і поділилися з вами способами, як їх подолати. Далі пропонуємо розглянути кілька ситуацій, які демонструють труднощі в спілкуванні між керівником і підлеглим.

Комунікативний бар'єр - це психологічна перешкода, що виникає в процесі спілкування між людьми. В результаті інформація спотворюється або втрачає початковий сенс, а в ряді випадків взагалі не надходить до слухача.

Підлеглий не розуміє поставлених перед ним завдань

Правильно поставлена ​​задача - необхідна умова для досягнення результату. Але багато керівників не надають важливості цього моменту і чітко не вказують, що потрібно від підлеглого, вважаючи, що він сам повинен знати, чого хоче начальник. Однак грамотний керівник повинен завжди прагнути до того, щоб на етапі постановки завдання не виникало непорозумінь. Рекомендуємо використовувати чіткі формулювання, уникати розмитих фраз із серії піди туди, не знаю куди і принеси те, не знаю що, і роз'яснювати, якщо співробітнику щось незрозуміло.

Анна ПОДДУБНА,
менеджер по персоналу ЗАТ НПК "Катрен" (Новосибірськ):

«Якщо працівник не розуміє поставлених перед ним завдань, значить, виникла проблема у взаємодії між начальником і підлеглим. Причини можуть бути наступні:

Керівник неправильно ставить завдання або не до кінця освоїв цю навичку (використання методики SMART при постановці завдань, розстановка крапок контролю, отримання зворотного зв'язку від співробітника). Рішення проблеми - розвивайте управлінські компетенції начальника.

Співробітник не опанував професійними термінами, прийнятими в компанії, підрозділі, на даній посаді, тобто керівник і підлеглий розмовляють на різних мовах. В такому випадку необхідно адаптувати співробітника до прийнятої в компанії термінології, технологіями.

Ще більше цікавих матеріалів по темі ви знайдете в розділі сайту « Психологія управління персоналом ».

Завдання знаходиться за рамками компетенцій і знань працівника. Це може статися через завищених вимог до посади, а також внаслідок помилки підбору, коли людина дійсно не володіє необхідними для успішної роботи професійними навичками. У такій ситуації треба виявити, яких компетенцій не вистачає співробітнику, і скласти для нього програму навчання або, як це не сумно, розлучитися з ним ».

У спілкуванні з підлеглими дотримуйтеся норм етикету. Пам'ятайте, що завжди приємно розмовляти з ввічливим, уважним і стриманою людиною. Неприпустимі занадто гучна мова, надмірна жестикуляція, смикання за одяг і так далі.

Неформальний лідер, як спілкуватися?

У будь-якій компанії рано чи пізно може виникнути ситуація, коли в колективі з'являється неформальний лідер. Як грамотно керівнику побудувати спілкування з ним, щоб не зруйнувати сформовані відносини і не сприяти конфліктів?

Світлана ПАВЛЮЧЕНКО,
колишній директор по персоналу ВП Дев'ятков А.В. (Тюмень):

«У такій ситуації необхідно направити дії неформального лідера в потрібне русло. Для цього визначте, як він діє на колектив - позитивно або негативно.

Неформальний лідер, який надає конструктивний вплив на колектив, здатний доповнити відсутні ланки в мережі комунікацій між керівником і персоналом. Ви можете заручитися його підтримкою і використовувати його потенціал в управлінні співробітниками. Наприклад, можна через нього доносити необхідну інформацію колективу, залучати його для адаптації нових співробітників, формувати корпоративний дух тощо.

Деструктивний неформальний лідер може серйозно підірвати авторитет керівника. Необхідно зменшити його вплив на колектив. Для цього треба з'ясувати причини появи лідера і постаратися їх усунути ».

Для цього треба з'ясувати причини появи лідера і постаратися їх усунути »

Колеги стали підлеглими

Дуже часто зустрічається ситуація, коли когось із співробітників призначають керівником, наприклад, відділу. Зрозуміло, на перших порах у новоспеченого начальника виникають складності в спілкуванні з колишніми колегами. Основна причина - новоявлені підлеглі не сприймають його серйозно.

Галина ВАСИЛЕНКО,
менеджер по персоналу ТОВ «ФАМ-С» (Ставрополь):

«Необхідно зрозуміти, що колишніх відносин з колегами вже не буде. У такій ситуації доведеться будувати відносини і комунікації всередині відділу заново. Поговоріть з колективом і розставте всі крапки на i. Дайте підлеглим чітко зрозуміти, що як керівник ви несете відповідальність за свої і їх помилки. Розкажіть, як плануєте будувати роботу, як будете приймати рішення і вирішувати конфлікти. Запитайте колег, що їх турбує, і уважно вислухайте відповіді. Надайте можливість співробітникам звикнути до вашого нового статусу. Авторитет і повага заробляються грамотним керівництвом і, на жаль, не швидко. Ставте на перше місце професіоналізм. Ставтеся до всіх рівно і справедливо ».

Між керівником і співробітником немає зворотного зв'язку

Завжди потрібно пам'ятати про те, що ефективна комунікація з підлеглими неможлива без зворотного зв'язку. Вступаючи в спілкування зі співробітниками, передбачайте, яким способом ви будете отримувати інформацію про те, що всі працівники, наприклад, правильно зрозуміли поставлене перед ними завдання.

Олександра АГЕЄВА,
керівник служби по роботі з персоналом компанії ІСКРАУРАЛТЕЛ (Єкатеринбург):

«Відсутність зворотного зв'язку гальмує всі процеси в прийнятті управлінських рішень. Ось приклад з моєї практики. Власник дав розпорядження за тиждень в три рази скоротити чисельність однієї з належали йому компаній. При цьому він не пояснив таке рішення ні керівництву, ні персоналу. Нам, співробітникам служби по роботі з персоналом, довелося викликати кожного співробітника і складати казки. У підсумку компанію покинули більше людей, ніж планувалося, і ми отримали кілька повісток до суду у справах про незаконне звільнення. Який можна зробити висновок з цієї ситуації - якщо приймається таке непопулярне рішення, то треба максимально повно давати інформацію про причини ».

Співробітник визнається в допущену помилку: як реагувати?

У ситуації, коли працівник сам приходить і зізнається, що зробив помилку, багато керівників прагнуть насамперед покарати співробітника, піддають його критиці і надають йому можливість самостійно розібратися з виниклою проблемою. Як результат, відкритий або прихований конфлікт, роздратування, незадоволеність роботою, відсутність зворотного зв'язку з підлеглими і згуртованості в колективі і багато іншого.

Олена Обрезкова,
начальник відділу кадрової роботи, правового забезпечення та діловодства ФГБУ «Нижегородський референтний центр Россільгоспнагляду» (Нижній Новгород):

«Якщо співробітник допустив помилку і визнається про це своєму безпосередньому начальнику, то необхідно спільно з підлеглим обговорити, чому так сталося, і знайти варіанти вирішення проблеми. Така поведінка буде сприяти формуванню довіри і авторитету у працівника. Не критично, якщо на початку розмови керівник висловить несхвалення, але головне - після цього підкаже, як усунути проблему. У такому випадку працівник буде знати, що за свої промахи буде покараний, але проблемна ситуація при цьому буде дозволена, і в подальшому він не буде боятися повідомляти керівнику про свої недоліки ».

Приділяйте увагу спілкуванню зі співробітниками, намагайтеся вирішити виникле непорозуміння ще на стадії виникнення. Ефективна комунікація керівника з підлеглими покращує мікроклімат в колективі, в результаті збільшується внесок працівників у розвиток компанії.

Матеріал підготувала Оксана Вілінська,
заступник головного редактора журналу «Кадрове справа»

Вам можуть бути корисні статті:

Новий керівник - хороший управлінець, але невпевнений професіонал. Допоможіть йому завоювати авторитет і не дати собою маніпулювати

У колективі з'явився співробітник - не такий як усі. Вибудовуємо з «білою вороною» конструктивні взаємини

Як реагувати, якщо співробітник визнається, що припустився помилки?
Як керівнику спілкуватися зі співробітником, якщо відомо, що він неформальний лідер в колективі?
Чому ж так відбувається?
Коли менеджер з персоналу поцікавилася чому, у відповідь пролунало: «А ви що, не здогадуєтесь?
Неформальний лідер, як спілкуватися?
Як грамотно керівнику побудувати спілкування з ним, щоб не зруйнувати сформовані відносини і не сприяти конфліктів?
Співробітник визнається в допущену помилку: як реагувати?