Бронювання номера в готелі
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- У якому готелі забронювати номер керівнику
- Типи бронювання номерів в готелі
- Гарантоване бронювання номера в готелі
- Здійснити гарантоване бронювання номера в готелі можна одним з таких способів:
- Сверхбронірованіе готельного номера
- Негарантоване бронювання номера в готелі
- Технологія бронювання номерів в готелі
Бронювання номера в готелі - обов'язок секретаря, організуючого службову поїздку керівника. Від того, наскільки йому вдасться забезпечити комфорт керівника у відрядженні, може залежати успіх ділових переговорів. Тому поставитися до бронювання номера в готелі потрібно відповідально.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Бронювання номерів в готелі як частина організації поїздки керівника
Сама по собі процедура бронювання номера в готелі не представляє особливої складності, але секретар або помічник керівника, якому доручено організувати поїздку , Повинен розглядати її як частину комплексу підготовчих заходів. 
Бронювання номерів місць в готелі необхідно буде провести в усіх випадках, коли в тому місті, де керівник перебуває в діловій поїздці, він проведе двоє і більше доби. У деяких випадках, коли в пункт призначення він прибуває рано вранці, є сенс забезпечити йому місце в готелі, навіть якщо ввечері він вже покине місто. Це дозволити йому повноцінно відпочити перед діловою зустріччю, яка призначена на денні години.
Відрядження вимагають від керівника багато сил, тому особливо важливо, щоб у нього була можливість відпочити з максимальним комфортом. Забезпечити його при бронюванні номера в готелі можна тільки в тому випадку, коли будуть враховані всі деталі поїздки і знайдений оптимальний варіант розміщення.
Що необхідно врахувати секретарю, організуючим trevel-поддрержку керівника , До того, як приступити до процедури бронювання номера в готелі:
- в якому місті відбудеться ділова зустріч;
- дати і час приїзду і від'їзду;
- місце і час проведення ділових переговорів;
- склад делегації, яка представляє компанію;
- бажаний спосіб пересування від готелю до місця переговорів;
- місця проведення інших зустрічей в цій діловій поїздці.
Зверніть увагу! Незалежно від того, чи їде керівник один або в складі делегації співробітників, необхідно дізнатися його побажання і переваги щодо класу готелю, її розташування, розміщення, оформлення і рівня комфортабельності номера.
Найменше проблем при бронюванні номерів в готелі буде в тому випадку, коли це вже не перша поїздка керівника в це місто і він вже звик зупинятися в якомусь певному готелі і у нього навіть є улюблений номер в ньому, який він займає постійно. В інших випадках секретарю, при виборі готелю, потрібно буде керуватися міркуваннями максимальної зручності, оптимальним співвідношенням престижності і якості готельних послуг.
У якому готелі забронювати номер керівнику
Якщо вибір готелю керівник довірив секретарю, доведеться уважно вивчити карту міста, особливо той район, в якому проводитимуться ділові зустрічі. Якщо це велике місто, при бронюванні номера в готелі потрібно буде врахувати, що в годину пік автомобільний транспорт може простоювати в пробках, що може стати причиною запізнення на зустріч. Крім цього, транспортна мережа в мегаполісах настільки розгалужена, що в ній насилу орієнтуються навіть місцеві жителі.
Виходячи з тих міркувань, оптимальним варіантом бронювання номера в готелі великого міста стане готель, розташований в крокової доступності від ділового цента або офісу приймаючої компанії. Навіть з урахуванням того, що вартість проживання в готелях, які знаходяться в центральній частині міста, як правило, вище середнього, така бронь буде все одно вигідною - вам вдасться зберегти і час, і нерви керівництва.
Зверніть увагу! Якщо намічена закордонне відрядження і вибір готелю доручений секретарю , Щоб не помилитися, віддайте перевагу відомим міжнародним мережевим готелям. Вони забезпечують однаковий рівень комфорту незалежно від країни і місця розташування.
Типи бронювання номерів в готелі
Порядок бронювання номерів в готелі залежить від того, який тип резервування вона використовує в своїй маркетинговій політиці. Тому перш, ніж приступити до бронювання, потрібно зв'язатися з готелем, яку ви вибрали і уточнити використовуваний тип резервування.
Секретарю краще заздалегідь розібратися з існуючими типами бронювання, щоб вибрати той, що буде вигідний і зручний в більшій мірі. Таких типів всього три:
- Гарантоване бронювання;
- Сверхбронірованіе;
- Негарантоване бронювання.
Читайте також:
Гарантоване бронювання номера в готелі
Гарантоване бронювання номера в готелі означає, що він буде зарезервований за клієнтом в зазначену дату і на вказаний період. Готель оформляє свої зобов'язання реєструється підтвердженням. Між готелем і клієнтом полягає двосторонній договір і клієнт, як друга сторона, зобов'язується внести плату за проживання незалежно від того, чи зміг він заселитися в вказане в договорі час.
При такому типі резервування у клієнта завжди є можливість заздалегідь відмовитися від броні в термін, зазначений в договорі. При цьому вартість бронювання йому буде повернено повністю. У разі, якщо термін скасування бронювання номера в готелі не дотримано, з замовника стягується плата за бронювання і за невикористаний номер у вигляді штрафних санкцій. Згідно з «Правилами надання готельних послуг в РФ», затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 9 жовтня 2015 р № 1085 плата за простій номера не може перевищувати його вартості за добу.
договір при гарантованому бронюванні номера в готелі може бути укладений шляхом складання і підписання сторонами відповідного документа. Він вважається укладеним і в тому випадку, коли заявка на бронь була передана листом про бронювання номера в готелі поштою, по телефону або іншим способом зв'язку, що дозволяє упевнитися в тому, що заявником є конкретна юридична особа.
Довідка
Здійснити гарантоване бронювання номера в готелі можна одним з таких способів:
- по виставленому готелем рахунку (внесення депозиту або передоплата);
- за попередньою оплатою;
- під гарантію кредитної карти;
- за відповідним договором бронювання номера в готелі, під гарантію компанії.
Це найзручніший тип бронювання. Він хоч і має на увазі внесення передоплати та деякі ризики в разі запізнення, але дозволяє бути впевненим в тому, що замовлене помста в готелі буде надано.
Сверхбронірованіе готельного номера
Сверхбронірованіе або перерезервірованіе означає певну маркетингову політику, що проводиться готелем. Вона полягає в тому, що при наявності надлишкової кількості заявок на бронювання номерів в готелі, резервується більшу кількість місць, ніж тих, що будуть вільні. Такий «запас» дозволяє готелю забезпечити себе у разі, коли частина клієнтів відмовляться від броні з порушенням термінів.
У тому випадку, якщо такого не станеться і якась частина клієнтів, які оформили гарантійне бронювання номерів в готелі не зможуть заселитися через відсутність вільних місць, готель альтернативно зобов'язаний розмістити їх в інших готелях-партнерах. Клієнти при цьому можуть розраховувати на відшкодування оплати за добу або кілька, а також додаткові бонуси і преференції.
Сверхбронірованіе, або Overbooking, використовується, як правило, зарубіжними готелями, є країни, де воно прямо заборонено. Російські готельєри вважають за краще не використовувати цей тип бронювання номерів в готелях, оскільки російським законодавством таке розміщення не регулюється.
Сверхбронірованіем можна скористатися тільки в тому випадку, коли рішення їхати у відрядження керівник прийняв спонтанно і направляється в велике місто в розпал туристичного сезону, коли всі готелі переповнені і місця в них заздалегідь заброньовані.
Негарантоване бронювання номера в готелі
При такому типі бронювання, яке оформляється, як правило, на підставі усної домовленості, клієнтові можуть відмовити в заселенні, якщо він не з'явиться в обумовлений при резервуванні номера час. У готелю в такому випадку є повне право заселити в цей номер іншого мешканця. Якщо вільні місця є, вони будуть запропоновані, але якщо їх немає, претензій клієнт пред'явити не матиме права.
У деяких випадках негарантоване бронювання може бути перекваліфікована в гарантійне, якщо спізнюється керівник або його секретар зв'яжеться з готелем і, пояснивши причину затримки, направить заявку на бронювання номера в готелі та оплатить його.
Негарантоване бронювання місця в готелі, хоч і дозволяє не вносити заздалегідь плату за проживання, але не може доставити незручності при заселенні. Якщо з якоїсь причини керівник не зможе під'їхати до готелю вчасно, йому можуть запропонувати менш зручний номер класом нижче.
Технологія бронювання номерів в готелі
Визначившись з готелем і типом бронювання номерів в даному готелі, переконавшись за відгуками, що сервіс відповідає заявленому рівню, потрібно перейти безпосередньо до процесу резервування.
Напишіть заявку на бронювання номера в готелі та підпишіть її у керівника. По суті, вона є гарантійним листом , Що підтверджує згоду внести передоплату і зарезервувати деяку суму в якості штрафних санкцій на випадок відміни бронювання номера в готелі із запізненням.
Заявка на бронювання номера в готелі зразок представлена нижче.
Зразки гарантійних листів на бронювання номерів в готелі також можуть бути представлені на офіційних сайтах готелів.
Оформлена заявка повинна бути спрямована адресату рекомендованим листом, електронною поштою або по факсу. Заявка на бронювання номера в готелі - документ, який повинен бути обов'язково підтверджений адресатом.
Зателефонуйте відділом бронювання і уточніть форму оплати. Як правило, готель може вислати рахунок, який буде сплачений бухгалтерією. Але найзручніше відразу ж оплатити підтверджене бронювання банківською картою. Врахуйте, що при бронюванні номера готель заблокує суму штрафних санкцій на випадок несвоєчасного заїзду або відмови від номера. Уточнити умови штрафного забезпечення ви можете на сайті готелю.
Якщо поїздка керівника зарубіжна, після оплати бронювання запитайте у готелю документи для візової підтримки та ті, що є підтвердженням бронювання та оплати. Зробіть копії підтверджуючих документів і для керівника, і для посольства, оскільки при в'їзді в іноземну державу у нього можуть вимагати надати роздруківку.
Читайте також: