підготовка до проведення ділових переговорів

Для успішного проведення переговорів, необхідна в першу чергу ретельна підготовка, без якої на успіх від проведеної зустрічі можна не розраховувати. Ви можете зустріти думку, що майстри своєї справи - можуть творити чудеса без будь-якої підготовки. Повірте мені на слово - це повна нісенітниця. Як казав один з моїх начальників: «успішні люди готуються, а невдахи імпровізують!» Врахуйте, найкращий експромт - це заздалегідь заготовлений, а якісна підготовка - це мінімум 70% успіху.

Далі мова піде про те, що необхідно враховувати і як треба готуватися до проведення переговорів і ділових зустрічей.

Отже, почнемо розбирати все по порядку:

1. Мета - ви повинні чітко розуміти і усвідомлювати, яку мету ви переслідуєте і що очікуєте від запланованої зустрічі. Пам'ятайте: мета повинна бути чітко сформульована і відповідати критеріям SMART .
2. Збір інформації - Можна вважати найвідповідальнішим етапом, тому що ми аналізуємо будь-яку ситуацію виходячи з наявної у нас інформації, відповідно: чим більше у нас інформацією, тим більше детально ми можемо вивчити поточні стан справ і більш точно спрогнозувати про ефективність тієї чи іншої тактики або стратегії.
3. Стратегія - для досягнення поставленої мети , У нас повинна бути стратегія проведення переговорів. Стратегія являє собою, опис в загальних рисах очікуваних результатів і планів, яких необхідно досягти. Врахуйте той факт, що стратегія повинна бути багаторівневою, тобто у нас завжди повинні бути запасні варіанти, в разі, якщо основний не спрацює.
4. Тактика - це способи, якими ми реалізуємо стратегію. Сюди ми можемо віднести презентацію товару , Варіанти ведення діалогу і варіанти комерційної пропозиції , З яких потім нам належить вибрати найцікавіші пропозиції для партнера або клієнта.
5. Компетентність - перед проведенням переговорів, ви повинні ознайомитися з усіма аспектами і областями, які зачіпає ваша презентація, тому що якщо ви не зможете з ходу відповісти на кілька запитань по темі, навіть ідеальна модель поведінки і першокласна кроків презентація не вбережуть переговори від провалу.

Ось, на мій погляд, п'ять основних напрямків, на які слід звернути увагу при підготовки до проведення переговорів. Тепер, я розповім, як повинна проходить підготовка в цілому.

Вибираючи мету наших переговорів, необхідно вибрати мінімум три варіанти: першим повинен бути - максимально бажаний, другий - прийнятний і третій - програма мінімум. Необхідно це для того, щоб в разі провалу або недосягнення нами наміченого результату (максимально бажаного), у нас залишилися інші варіанти і ми змогли швидко підкоригувати свою тактику. Для наочності уявіть собі, що вам необхідно з одного міста в інший проїхати автомобілем. Ви складаєте три маршрути і в разі, якщо за максимально швидкому або короткому у вас з якихось причин проїхати не вийде, у вас завжди залишиться в запасі мінімум два резервних варіанту. Також, при проведення ділових зустрічей, необхідно мати як мінімум два резервних шляху.

Після того, як цілі поставлені, ми починаємо збирати інформацію про наше майбутнє партнері. Тут нам цікаво практично все: хто до нас проводив зустрічі з нашим партнером, які з них увінчалися успіхом, які ні і з яких причин. З ким наш клієнт співпрацює зараз, що його не влаштовує в нинішніх партнерів, і т.д. Також при зборі інформації важливо з'ясувати, хто буде приймати рішення по цікавого для нас питання. Не виключено, що рішення буде приймати не одна людина. Тоді можете попросити перед зустріччю клієнта, щоб якщо можливо, при переговорах були присутні всі, хто приймає рішення.

Далі, згідно з нашим цілям і після аналізу наявної у нас інформації, ми розробляємо тактику і стратегію проведення переговорів. Тактик має бути кілька і кожна повинна бути розрахована на певну мету з тих, що ми для себе встановили.

Після того, як всі попередні етапи пройдені, ми переходимо до етапу «компетентність». Тут, ми опрацьовуємо всі можливі питання і заперечення, які виявили після аналізу зібраної інформації. Ми повинні мати у своєму розпорядженні знаннями не тільки технічними, але й економічними про свій продукт, а також про аналогічні продукти конкурентів, які представлені на ринку. Не зайвим буде проконсультуватися у маркетологів, щодо презентації та реклами продукту. Адже незнання і некомпетентність відштовхують від нас партнерів, навіть при самому цікавому пропозицію і при найвигідніших умовах співпраці. Якщо ви відчуваєте, що не розбираєтеся або погано розбираєтеся в якійсь області, пов'язаної з вашою пропозицією, під час попереднього узгодження переговорів, обговоріть з клієнтом, що презентацію з того чи іншого питання, вам будуть допомагати проводити інші люди і візьміть з собою фахівців в необхідної вам області на ділову зустріч. У необхідний момент ви запросите їх на презентацію, вони дадуть відповідь на ті питання, на які ви не зможете відповісти без допомоги фахівця.

Я не виносив окремим пунктом, але все ж для повної картини, необхідно згадати такий факт, як організованість. Перед тим, як йти на переговори, підготуйте свої візитки, презентаційні матеріали та комерційну пропозицію, все це розсортуйте і складіть в портфель, папку або в сумку в певному порядку для того, щоб при спілкування з клієнтом, ви змогли відразу дістати необхідний матеріал, а НЕ перебираючи купу паперів, півгодини шукати необхідну. Ваша організованість, зробить гарне враження на клієнта, а це як не крути, позитивно вплине на проведення переговорів. Найближчим часом на сайті буде опублікована стаття, як проводити переговори.