служби внутрішнього аудиту підприємства, Особливості та організаційні заходи при створенні служби внутрішнього аудиту на підприємстві

У розглянутих темах ми з'ясували теоретичні питання внутрішнього аудиту. Тепер виникає проблема - як конкретно створити службу внутрішнього аудиту? ня аудиту, все більше організацій і підприємств в Україні приймають рішення про те, що слід почати підготовчу роботу по створенню такого підрозділу. Ось чому виникає гостра необхідність рас нуть тему "Служба внутрішнього аудиту підприємства" Мета її - надати допомогу керівництву, менеджерам у створенні цієї служби. Вивчаючи цю тему вважаємо за доцільне розглянути наступні проблеми Такі проблеми:

41. Особливості та організаційні заходи при створенні служби внутрішнього аудиту на предпріятііві.

42 Структура і вимоги до штату внутрішніх аудиторів ів.

43 Управління службою внутрішнього аудиту ту.

44. Стан і ефективність внутрішнього аудиту на предпріятііві.

45 Правила поведінки під час перевірки ЦІ.

Багато компаній лосями такого рівня розвитку, при якому вже виникає необхідність створення підрозділу з декількох штатних аудиторів - служби (відділу) внутрішнього аудиту (далі -. СВА).

Якщо для невеликих компаній створення служби внутрішнього аудиту не становить серйозної проблеми, то для великих це досіп, складний процес, який потребує вирішення ряду методологічних і організаційно о-технічних пробле.

У загальних рисах процес організації служби внутрішнього аудиту складається з наступних етапів:

- виявлення і чітке визначення кола питань, для вирішення яких створюється. СВА, побудова системи цілей створення. СВА відповідно до політики підприємства;

- визначення основних функцій. СВА, виконання яких необхідне для досягнення поставлених цілей;

- об'єднання однотипних функцій в групи і формування на їх основі структурних одиниць. СВА, які будуть спеціалізуватися на виконанні цих функцій;

- розробка схем взаємовідносин, визначення обов'язків, прав і відповідальності для кожної структурної одиниці. СВА, документальне закріплення їх в посадових інструкціях і положеннях про бюро (група секцію). СВА

- об'єднання зазначених структурних одиниць в єдине ціле - службу внутрішнього аудиту, визначення її організаційного статусу, розробка та документальне закріплення. Положення про службу внутрішнього ауді. ВТУ відповідно до встановленого набором цілей, завдань і функцій структурних одиниць

- інтеграція. СВА з іншими ланками структури управління підприємством;

- розробка внутрішньофірмових стандартів внутрішнього аудиту.

Необхідно звернути увагу, що. СВА виходячи з її специфіки, не може бути одним із структурних підрозділів обліково-фінансової служби. В іншому випадку вона не зможе реалізувати ролі експерта в оцінці соб Ріманом облікової політики, дієвості внутрішнього контролю та надійності інформаційних систем.

Інакше кажучи, реалізація принципу організаційної відособленості служби внутрішнього аудиту передбачає підзвітність її тільки вищому керівництву підприємства (Спостережній. Раді ,. Раді директорів, през дента) Організаційна структура системи внутрішнього контролю акціонерного комерційного підприємства, яка наведена на рис 41, відображає місце підрозділу внутрішнього аудиту в цій системі. Взаемозвьяз ок з іншими підрозділами підприємства показано в таблиці 4І 4.1.

таблиці 411.

. Взаємозв'язок служби внутрішнього аудиту

з іншими підрозділами підприємства

підрозділ підприємства

форма підрозділу

Дирекція

Аудитор отримує від керівництва підприємства для виконання наказу, розпорядження, вказівки, плани і т.д., а надає результати перевірок, аналізу, оцінки діяльності, рекомендації, висновки і т.п.

Відділ постачання і збуту

Аудитор контролює стан матеріально-технічного забезпечення, ефективність укладених угод з придбання запасів, звіти про витрачання матеріалів на виробництво, відпуск матеріалів на сторону, акти приймання ня і списання запасів; підтверджує обґрунтованість надходження та списання запасів, консультує з питань складання договорів, заповнення бланків обліку і звітності, проведення та оформлення процесу і результатів інвентаризації

матеріальний склад

Аудитор контролює рух запасів, обґрунтованість і своєчасність їх оприбуткування та списання, наявність карток складського обліку, матеріальних звітів, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур в вимог, наявність договорів про матеріальну відповідальність, правильність зберігання, забезпеченість збереження запасів, справжність вагового та вимірювального обладнання ; консультує з питань раціон ального складання та оформлення первинних документів інформує про зміни в обліку і отчетностіі

виробничі цехи

Аудитор контролює виробничі, накладні на відпуск сировини у виробництво, відповідність фактичного виходу продукції плановим нормативам, обґрунтованість застосування норм природних втрат; перевіряє в обгрунтованість віднесення витрат на виробництво продукції, заповнення журналів технічного огляду та якості; проводить оцінку виробничої діяльності підприємства, дотримання технічної дисципліни, своеч асності і правильності відображення виробничих операцій в первинних документах; інформує про зміни норм "нормативів і розрахункової собівартості продукцііукції

Планово-економічний відділ

Аудитор перевіряє наявність діючих норм і нормативів, звітів про виконання планових завдань з виробничої, фінансової та комерційної діяльності, планових відпускних цін на продукцію, яка виготовляється штатного розкладу та Положення про фонд споживання; інформує про допущені відхилення в частині оформлення первинної документації; консультує з питань внесення змін і доповнень до Положення про оплату праці і фонд споживання, складання розрахунку ці

Відділ бухгалтерської служби

Аудитор перевіряє документи, що підтверджують достовірність бухгалтерської, фінансової та статистичної звітності, розрахунків з бюджетом та позабюджетними фондами, дебіторами, кредитора ами т.п .; надає матеріали перевірок інвентаризації, аналізу; інформує про зміни в податковому законодавстві, законодавстві з бухобліку та звітності

Внутрішній аудит в умовах створення основ ринкових відносин повинен пройти контроль спеціалізованої служби підприємства, не входить до складу функціональної служби з обліку, управління, економіки, а б бути частиною внутрішньогосподарського контролю. СВА, як незалежний підрозділ підприємства, виконує постійну роботу з перевірки та оцінки його діяльності. В обгрунтування і створення відповідної структури тури служби внутрішнього аудиту впливають такі фактори, як організаційно-правова форма діяльності підприємства, обсяги і види діяльності, галузь економіки, структура підприємства (Наявність філій та відокремлених підрозділів) і система управління, завдання, поставлені перед підприємством, стратегія фінансово-господарського розвитку, система інформаційного забезпечення, кваліфікація кадрів, ста н внутрішнього контролю тощщо.

СВА повинна діяти на підставі як законодавчих актів на рівні держави, так і внутрішньогосподарських нормативних актів - документів і розпоряджень, положень, посадових інструкцій, контрактів і т.д ..

Внутрішні аудитори повинні користуватися повною підтримкою вищої ланки керівництва (Наглядова рада ,. Рада директорів). При цьому керівник, кому підпорядкована служба внутрішнього аудиту, повинен мати повноваження по розгляду аудиторських висновків і прийняття відповідних висновків за результатами проверімк.

Статут. СВА формується відповідним наказом про створення певних організаційних заходів (рис 42) 2.).

. Рис 42. Організаційні заходи щодо створення. СВАСВА

Зверніть увагу, що створення. СВА починається не з написання. Положення, дуже часто зустрічається на практиці (написали. Положення, взяли на роботу фахівців і вперед), а з визначення цілей, зав завдань, функцій. А цілі, як відомо, повинні бути реальними, досяжними і сформульованими пісьменногоо.

При організації. СВА радимо ознайомитися з. Стандартами професійної практики внутрішнього аудиту, які були випущені в 1978 році інститутом внутрішніх аудиторів. Про основні засади організації. СВА ро озповідаеться в. Стандартах № 100 "Незалежність", № 200 "Професійна компетентність" і № 500 "Керівництво відділом внутрішнього аудітаділом внутрішнього аудиту".

З урахуванням особливостей нашого законодавства при розробці внутрішніх документів, які будуть регламентувати діяльність. СВА, серед функцій доцільно передбачити мінімум наступні:

- поточний моніторинг звітності (вказати види звітності, керівництво доручає моніторити. СВА);

- здійснення аудиторських перевірок, експрес-перевірок, контрольних оглядів і т.д .;

- оцінка ефективності діючих систем внутрішнього контролю, робота по їх вдосконаленню;

- розробка і впровадження внутрішніх регламентів (положень, правил, процедур);

- контроль виконання бюджетів та вимог регламентів;

- консультування працівників з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, здійснення окремих господарських операцій;

- участь в підборі облікового персоналу (розробка професійних тестів, проведення співбесід і тестування бухгалтерів), організації заходів по підвищенню його кваліфікації;

- участь в постановці і вдосконаленні бухгалтерського та податкового обліку, податкового планування, автоматизації всіх видів обліку

- оптимізація бізнес-процесів (опис "as is", виявлення слабких місць, планування, дослідження, проектування, узгодження і затвердження, реалізації, контроль, внесення коректив по подальшого вдоско оналення) оналення);

участь в проведенні інвентаризацій та інших контрольних процедур, пов'язаних з вибуттям активів, т ..

Приклад. Положення про службу внутрішнього аудиту наведено в додатку 44.

Провідне місце в структурі організації внутрішнього аудиту належить раціональній побудові його апарату та оптимальному застосуванні його організаційних форм залежності від адміністративного підпорядкування поділяють три типи побудови структури апарату внутрішнього аудиту: лінійно-просту, лінійно-штабну та комбіновану (табл42.2).

. Таблиця 422

. Типи структур апарату внутрішнього аудиту

Тип структури

характеристика

Лінійне в підпорядкування

Працівники СВА безпосередньо підпорядковуються керівнику підприємства Такий підхід мас місце на малих і середніх предпріятіяхх

Лінійно-штабна підпорядкування

СВА ділиться на сектори, а керівник служби дає розпорядження керівникам секторів Такий підхід виправданий тільки на великих підприємствах зі складною організаційною структуройю

комбінована структура

Створення окремого підрозділу - СВА Але окремим службам управління підприємства передається частина прав і функціональних обов'язків внутрішнього аудітау

Залежно від поділу праці співробітників сфери контролю на підприємстві і відповідно побудови служби внутрішнього аудиту, розрізняють централізовану і децентралізовану її форму (рис 43) 3).

При централізованій формі організації внутрішнього аудиту в даній службі не створюються внутрішні підрозділи (ланки), аудитори не знаходяться в штаті бухгалтерів, а підпорядковуються керівнику. При дець централізованої - група аудиторів, виділених в самостійний структурний підрозділ, розділена на внутрішні структурні подразделеніяі.

Загальне керівництво службою внутрішнього аудиту здійснює начальник служби, який безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

. Рис 43. Форми організації внутрішнього аудітаіту

Останнім часом почала набувати популярності така форма організації роботи. СВА, як передача частини функцій внутрішнього аудиту аудиторським фірмам ( аутсорсинг ) І лізинг персоналу.

Необхідно чітко визначити, чого ви очікуєте від роботи внутрішнього аудитора, яким чином ця робота буде проводитися і в якому вигляді буде надаватися результат робіт. А ще дуже важливо, як зміниться в внутрішня атмосфера в колективі. У житті більшість співробітників сприймає внутрішнього аудитора, як шпигуна, надісланого для того, щоб "підкопатися під тепле місце" Якщо ситуація у вашій фірмі виглядає схожим чином, в такому випадку краще звернутися до професійної аудиторської організації, яка надасть (або не надасть) за угодою про аутсорсинг справжнього професіонала. При такому підході внутрішньої напр уги в колективі не виникає. Крім цього, повна передача функцій внутрішнього аудиту зовнішньому виконавцеві може стати ефективним рішенням, завдяки якому керівництво компанії може зосередитися на основн їх функцій управління компанією. Маючи широкі можливості і першокласні методології, доступ до спеціальних знань і інформаційно-аналітичних баз даних, зовнішні аудитори, як ніхто інший, можуть надати ефективну допомогу вашому підприємству. І найголовніше: фахівець, який буде працювати на вашому підприємстві, ніколи не залишиться наодинці з проблемами (в порівнянні з випадком, якби він працював у штаті підприємства), оскільки він в будь-який час доби має підтримку команди висококваліфікованих професіоналів, які спеціалізуються на вирішенні найбільш різноманітних проблем: від бухгалтерського і по податкового обліку, до постановки системи бюджетування, управлінського обліку та реінжиніринг а бізнес-процесів і т.д .. СВА може працювати за різними напрямками, напрімеррямамі, например:

а) перевірка системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, моніторинг і розробка рекомендацій щодо вдосконалення цих систем;

б) перевірка бухгалтерської і оперативної інформації, яка може включати експертизу засобів і способів, що використовуються для ідентифікації, оцінки, класифікації такої інформації і складання звітнос сти по ній, а також спеціальне вивчення окремих статей звітності, включаючи детальні перевірки операцій, залишків за бухгалтерськими рахунками

в) перевірка дотримання законів, нормативних актів та інших зовнішніх вимог, а також вимог внутрішньої політики, інструкцій, рішень і вказівок керівництва і (або) власників;

г) перевірка діяльності різних ланок управління;

д) вивчення та оцінка контрольних процедур у філіях, структурних підрозділах господарюючого суб'єкта;

е) оцінка економічності та ефективності механізму внутрішнього контролю;

ж) перевірка наявності, стану і забезпечення збереження майна господарюючого суб'єкта;

з) робота над спеціальними проектами і контроль за особливими аспектами структури внутрішнього контролю;

к) оцінка програмного забезпечення, яке використовується господарюючим суб'єктом;

л) розробка і надання пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і рекомендацій щодо підвищення ефективності управління;

м) виконання інших завдань керівництва або власників господарюючого суб'єкта, пов'язаних з оцінкою діючої системи контролю, підвищенням її ефективності, а також ефективності функціонування суб'єкта в цілом.

Необхідно відзначити, які напрямки діяльності внутрішнього аудиту були практично реалізовані в поточному періоді і над якими завданнями працюватимуть внутрішні аудитори в подальшому.

Особливу увагу внутрішні аудитори повинні приділити в своєму напрямку - методичної підтримки інших підрозділів підприємства. Для цього необхідно, щоб. СВА щомісяця випускала інформаційний бюлетень по ре екомендаціями з ведення обліку, оподаткування, нормативним актам, надавати консультаціії.

Для того щоб. СВА адекватно функціонувала, в ній, як і в будь-якому іншому підрозділі, необхідно розробити відповідну адміністративну політику, правила і процедури, які включають:

- бюджет і звітність;

- штатний розклад;

- навчання персоналу;

- методику оцінки роботи персоналу, ефективність служби;